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确定校友会各部门职能,如何落实工作,形成工作机制

发布日期:2016-05-26  浏览次数:966

----汇报人:丁群翔      

校友会各部门职能在去年校友会的工作会议中,其实已经有所确定,但是在实际的工作中,我们却能够发现校友会的工作,是很难有效率的去完成,并且也缺乏必要的工作流程、落实、监督和以时间为节点的反馈。

一、明确部门职能  形成有效联动

在回返活动时期需要各部门之间的协调运作才能使活动顺利的举办成功,往年存在人员不够,东拼西凑等现象,主要还是任务分配不明确和工作流程不清晰造成的。

会长团:

1.主要任务是承上启下,贯彻执行校方的任务,明确各部门的职能以及统筹协调各部门之间的合作。

2.监督并督促各部门工作,提高工作效率维持校友会的高效运转。

3.工作流程:校方任务下达→内部讨论形成意见→组织部形成策划→内部审核至校方复审→宣传部反复宣传→联络部和创业部收集信息→办公室存档。

办公室:

目前主要是文档管理,需要注意的是所有文档都需经过办公室再传达至会长团,同时也可协助会长团督促各部门工作,提醒各部门任务完成和落实。

组织部:

1.活动前期策划和活动后的总结;

2.活动时校园内各处的引导;

3.换届和招新时,人员的初步筛选。

联络部:

1.负责活动前期校友信息的收集整理;

2.负责校友会总群和校友会各班联系人群的信息管理;

3.负责信息共享,必要时供学校调取信息;

4.活动时校外迎接工作;

5.负责校友们的意见反馈。

宣传部:

1.新闻稿的撰写;

2.视频剪辑、海报制作;

3.微信公众号的维护管理,向社会各界宣传中加;

4.活动时校外迎接工作。

以上各部门在活动结束后都要做活动总结交至办公室,经由会长团讨论形成意见方便下一届校友会回返活动的进行。


二、提高工作效率  加强信息反馈

1.做好工作计划(年度计划、活动计划、工作方案)。

年度计划:应在每年的7月完成,确定一学年中固定要做的工作和开展的活动。

活动计划:应在活动开始前一个月启动,便于做好充足的准备,完成策划、宣传发动、落实具体任务、活动有序开展、后续新闻报道跟进等工作。

工作方案:要明确人(负责人、做事情的人)、地点(活动在哪些地点开展)、时间(推进中各项工作完成的时间节点)、事件(明确各部门、各时间节点要完成的工作)、要结合实际,也要有效的创新。

2.计划落实到部门,部门明确任务后,落实到人。

3.工作中要加强信息反馈,便于工作和活动开展的有序且整体性。

信息反馈及时对于工作的有效完成非常关键,不论工作进行到何种程度,及时的反馈可以得到更多的帮助和指导,也便于我们从整体上把握活动推进的进度,了解活动过程中各环节的准备情况,从而有序有效的开展各项工作。

4.信息反馈的具体要求:

每一项工作和活动的开展往往都需要若干个部门和很多人形成团队,一起完成。因此,在会长团布置任务后,请各部门负责人每两天主动和会长团中相应的人员反馈信息,如部门负责人没有反馈则会长团相应人员应主动联络该部门,以得到相应的信息,在会长团中进行反馈,从而整合信息确定整个活动的有序进行。


三、 几点建议和解决方法:

1. 提前统计校友信息

针对活动前才统计校友信息时间紧迫,所以在这一届开始,当他们毕业后就通知各班联系人进行登记,由联络部负责并且要主动联系他们,旨在收集更多的校友信息,确保每个班级都有反馈。

2.落实“由点扩散寻找往届校友”

针对“由点扩散寻找往届校友”没有落实到实处的问题,要求宣传部和联络部在平时工作中主动在总群中寻找那些校友,询问他们其他校友的信息,以此扩散开来,每个月都要将任务做到,由会长团监督。

3.加大对总群的各班联系人群的管理

针对各QQ的管理问题,要求联络部平时定期对群内进行管理清楚不必要的人员,尤其是各班联系人群,工作落实到实处。

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